Sélectionner une page

BÉNÉVOLES À LA FOIRE – Comment ça se passe?

19 septembre 2018 | Comité

La Foire arrive à grands pas et nous sommes dans la dernière ligne droite de l’organisation de cet évènement (autant dire que les nuits sont courtes pour être prêt le jour J).

Nous prenons donc un petit moment pour vous donner des renseignements plus précis aussi bien aux bénévoles qui sont déjà inscrits qu’à ceux qui auraient des réticences à franchir le pas… et ces derniers sont nombreux… trop nombreux…

Sachez que plus de 90% des personnes qui se sont inscrites pour le moment sont déjà des bénévoles dans vos clubs

Il est peut être temps que vous franchissiez le pas à votre tour. Vous allez voir, ce n’est pas si compliqué, on ne mord pas et c’est une belle expérience, humainement enrichissante 😉

Avant de commencer, voici le tableau de remplissage MINIMUM des bénévoles (on est parti sur une base de minimum 5 bénévoles en permanence – mais sur les week-ends 10 ne seraient sûrement pas de trop)… Il reste encore beaucoup de place libre… beaucoup trop…

Remplissage Volunteo

 

I – RAPPELS & DÉFINITIONS

Qu'est-ce que le Comité?
Le Comité est le représentant de la Fédération Française de Golf (ffgolf) au niveau départemental.

Pour information, cette année, nous en somme à plus de 2000 heures de bénévolat + 1 mi-temps (Anthony, pro du Comité).

Ces heures sont réparties à travers ces différentes actions :

  • organisation ,ou participation à l’organisation, d’une quarantaine de compétitions sur le département (Condamin, Green Cup, Championnat de la Loire, Challenge, compétitions fédérales, etc…)
  • accompagnement des jeunes lors de regroupements, championnats de Ligue, Inter-régions, etc…
  • organisation de sorties sur des golfs pour les handigolfeurs
  • aide aux clubs ou aux joueurs quand ils en expriment le besoin (subventions, administratif, demande de compétitions fédérales, etc…)
  • grande opération de golf scolaire, formation des enseignants, rencontre inter-classes, etc…
  • actualité du golf ligérien (plus de 100 articles publiés cette année sur le site)
  • organisation d’un opération de promotion du golf à la Foire de Saint Etienne
  • etc…
Qu'est-ce que le Foire de Saint Etienne?
La Foire Internationale de Saint Etienne est une foire se tenant à Saint Etienne tous les ans fin septembre.

Elle rassemble environ 300 exposants de tous secteurs.

Plus de 120 000 visiteurs s’y rendront durant les 10 jours qu’elle dure.

Plus de renseignements sur le leur site: ici.

Qu'est-ce qu'un bénévole?
Du latin « benevolus »: « qui veut du bien », « de bonne volonté ».

Un bénévole est donc une personne qui apporte son aide volontaire et sans être rémunéré.

Quelqu’un de bien en somme 😀

Quel est le but de cette opération?
Cette année, la Foire se déroule pile au moment de la Ryder Cup, l’occasion est donc très belle de profiter de la couverture médiatique pour promouvoir le golf, donner une image plus juste de notre passion au grand public (c’est un vrai sport et ce n’est pas réservé à une élite).

II – INSCRIPTION

Comment je m'inscris?
C’est sur le site Volunteo que l’inscription se passe.

Le lien vers le site est en bas de cette page: ici.

C’est gratuit pour vous.

Vous avez juste à rentrer vos coordonnées (Nom, Prénom, Adresse, Téléphone, Mail et Club principalement – Toutes les autres informations demandées ne sont pas nécessaires mais vous pouvez les rentrer).

Une fois votre inscription réalisée, il vous faudra aller dans votre interface utilisateur à la rubrique « ma page de bénévole » pour rentrer vos disponibilités.

Volonteo

Que se passe-t-il après mon inscription?
Une fois que vous êtes inscrit, nous validons votre inscription.

Puis nous vous affectons à notre planning.

A noter, pour les personnes déjà inscrites, que nous n’avions pas encore franchi cette étape, faute de temps suffisant pour s’y pencher dessus. Nous nous en excusons et c’est désormais régler. Vous devriez maintenant avoir une affectation que vous pouvez refuser (normalement, à moins d’un changement d’emploi du temps, vous devriez l’accepter 😀 ).

Je ne suis plus disponible? Je me suis trompé dans mes disponibilités?...
Pas de problème. Ça arrive même aux meilleurs.

Vous pouvez modifier vos informations de disponibilité dans votre compte.

Il est recommandé de le faire pour nous faciliter la tâche.

Au pire, contactez nous mais si vous pouvez le modifier sur Volunteo, on vous en sera très reconnaissant.

La Foire a commencé. Est-ce que je peux encore m'inscire?
Bien sûr !

Et c’est même fortement souhaité 😉

III – LE PREMIER JOUR

Qu'est-ce que je dois apporter? Comment dois-je m'habiller?
C’est comme un premier jour de rentrée des classes 😀

 

Blague à part, rien de particuliers à apporter.

Vous pouvez toutefois apporter de la documentation de votre club, des flyers, etc… Vous pourrez les laisser à la disposition des visiteurs pour faire la promo de votre club.

Si vous avez des effets personnels, nous avons une grande malle fermée avec un cadenas que vous pourrez utiliser pour les y ranger.

Niveau vestimentaire, le dress code est minimal. Nous souhaiterions, dans la mesure du possible, que vous ayez un polo de votre club. A défaut d’en avoir un (on ne va pas vous obliger à investir 😉 … quoique… 😀 ) un polo d’un autre club ou un simple polo.

Si vous voulez venir habillé en tenue complète de golfeur, ça ne nous pose aucun problème mais ce n’est pas imposé 😉

A quelle heure doit-on arriver?
En voilà une bonne question 😀

Le premier jour il est conseillé d’arriver en avance (au moins une demie heure avant l’ouverture de la Foire) afin de prendre ses marques avec le stand et ses différentes activités.

La Foire ouvrant ses portes à 10h, une arrivée à 9h-9h30 (maxi) est donc plus que conseillée si c’est votre premier jour.

Si votre affectation n’est pas pour la journée entière… faites le calcul 😀

Où est-ce que je me gare?

Où il y a de la place 😀

 

Très honnêtement, nous ne savons pas encore à l’heure actuelle comment est organisé le stationnement.

Dès que nous avons de plus amples renseignements dans les jours/heures qui viennent nous mettrons à jour cette section.

MISE A JOUR : aujourd’hui vendredi, premier jour de la Foire, on a testé avec succès le Parking du Zenith qui est gratuit et qui est très vide le matin. Par contre, les jours d’affluence et pour les bénévoles qui ne peuvent être là que l’après-midi, on ne garantit rien 😉

Où se retrouve-t-on?
Seconde bonne question 😀

 

Voici le plan de la Foire: ici.

Première chose, depuis le début de la semaine, l’emplacement de notre stand a changé… pour une bien meilleure place… on est juste en face du Hall A, lieu de passage de tous les visiteurs!

Du coup, on est équilatérale équidistant des 3 entrées.

Pour commencer, on va choisir l’entrée côté Zénith.

Cela pourra être amener à changer si une autre entrée se montrait plus pratique (cette section sera mise à jour en conséquent).

Mais pour commencer, il faut bien en choisir une 😉

Quelle est la dotation du bénévole?
Tout d’abord, le bénévole gagne notre reconnaissance éternelle 😀

Concrètement, nous lui fournissons:

  • une carte d’accès à la Foire pendant sa période de bénévolat
  • un badge à son nom et son club pour que les visiteurs puissent le reconnaitre
  • Les bénévoles qui resteront la journée auront droit à des sandwichs à midi (et le soir pour les nocturnes)
  • Un coin boisson est également mis en place et sera accessible aux bénévoles (ainsi qu’aux visiteurs)

Badges Foire

Les cartes d'accès à la Foire
Un petit point sur le précieux sésame.

Ces cartes coutent cher et nous ne pouvons pas en avoir pour chaque bénévole.

Elles ne sont pas nominatives, donc elles peuvent être transmises d’un bénévole à un autre.

Ainsi elle seront remises par nos soins avant l’entrée aux bénévoles du jour.

Si vous n’êtes pas bénévole à la Foire le lendemain, il faudra nous les remettre à votre départ afin d’en faire bénéficier un autre bénévole le jour suivant.

IV – LES ACTIVITÉS PROPOSÉES SUR LE STAND

L'accueil des visiteurs
C’est le premier point: accueillir les visiteurs et engager la conversation. « Bonjour! Comment allez-vous? Est-ce que vous voulez que je vous présente un peu l’activité? Vous connaissez le golf? Vous avez des proches qui y jouent? Vous avez déjà été sur un golf? Que vous inspire le golf? On est là par rapport à la Ryder Cup. Vous connaissez la Ryder Cup? etc… »

Bref, plein d’accroches possibles. A vous de trouver celle qui vous parait le plus naturel.

Inspirez. Soyez vous même et tout se passera bien pour cette première accroche 😉

Que dire?
On ne vous lâche pas comme ça 😉

On a prévu des supports (roll-up de 0.85*2m) pour que vous ayez une base sur laquelle parler.

  • Le Golf dans la Loire
  • La Ryder Cup
  • Le Golf n’est pas un sport?
  • Le Golf est un sport de riche?
  • Le Golf: comment ça marche?
  • Le Golf est plus qu’un sport !

Avec ça vous devriez être parés.

Et pour vous faire une meilleure idée, les voici:

Loire

Ryder

Sport

Riche

Golf

Lune

Le Club-house
C’est donc le départ de toutes les activités.

5x5m de tente comprenant:

  • une zone pour visionner la Ryder Cup (quand ce sera le moment) ou des vidéos/émissions de golf/rediffusions/reportages… le reste du temps. Grand écran de 2m x 3m.
  • une zone « bar » pour se désaltérer (eau, jus de fruit, chose, etc…) et proposer un moment de convivialité avec les visiteurs.
  • c’est très certainement dans cette zone que seront une bonne partie des roll-up sur lesquels vous pourrez-vous appuyer.

 

Clubhouse

Le practice et le simulateur
Après avoir déblayer le terrain, il est temps de passer à l’action et de taper quelques coups de golf.

Le practice est constitué:

  • d’une structure gonflable pour swinguer en toute sécurité
  • d’un putting green

Le simulateur est dans la tente principale. Un couloir de 3m x 5m, sécurisé. Sur le fond est projeté un parcours ou un practice. Les amateurs de Wii n’ont qu’à bien se tenir 😉

Practice

Le mini-parcours
Un parcours de mini-golf a été créé pour l’occasion. 6 trous très courts à jouer au putting. Cartes de score. On peut jouer la formule que l’on veut (stroke, matchplay, etc…)

Parcours

Carte De Score Verso

Invitation à une initiation gratuite
Une fois que le visiteur a fait le tour, il lui est remis une invitation pour une initiation gratuite dans l’un des 6 clubs de la Loire.

Il lui est également demandé (pour les majeurs) son mail afin de lui donner des informations supplémentaires (avantages ffgolf pendant 1 mois, etc…). Ces informations sont remplies par le visiteur sur une tablette mise à disposition sur le stand. Plus de renseignements sur la procédure complète… quand on l’aura 😀

Invitation Foire Recto

Invitation Foire Verso

Share This